”Pahin motivaation tappaja on huonosti valmistellut työpajat.”

Jarno Poskela, Senior Partner, Innotiimi Oy

Ohjeita työpajojen järjestäjälle

Pienenkin työpajan järjestäminen kannattaa tehdä huolellisesti. Sen lisäksi, että työpajan pitää onnistua, on se myös kytkettävä tuotteistamisprosessiin järkevällä tavalla. Seuraavassa lyhyesti ohjeita tuotteistamisen työpajasarjojen ja yksittäisten työpajojen järjestämisestä. Ohjeet ovat hyvin käytännönläheisiä, sillä onnistuminen on usein kiinni siitä, että perusasiat ovat kunnossa. Sivun lopusta löydät muutamia linkkejä kattavammille sivustoille palvelujen kehittämisen työpajamenetelmistä ja fasilitoinnista. Lisäksi yksittäisten menetelmien ja työpajojen kuvaukset sisältävät kokemuksia ja vinkkejä juuri niiden fasilitoinnista. Nyrkkisääntö työpajojen järjestämiseen on: ”Suunnittele työpajan osallistujille mahdollisuus onnistua – jokaiselle erikseen ja kaikille yhdessä!”

Tuotteistamisen työpajasarjojen valmistelu

Työpajasarjoissa on kolme kokonaisuutta, jotka tulee suunnitella:

  1. Työpajaprosessin ja työpajojen sijoittuminen tuotteistamisprosessiin
  2. Työpajojen tavoitteet ja yksittäisten työpajojen sisältö
  3. Työpajojen välillä tapahtuva työskentely.

Henkilöstön ja asiakkaiden osallistaminen palvelujen tuotteistamiseen vaatii resursseja. Siksi työpajojen ajoitus kannattaa suunnitella huolella, ja työpajat sijoittaa tilanteen mukaan tuotteistamisen tärkeimpiin vaiheisiin. Tähän liittyy myös työpajojen tavoitteiden ja tuotteistamisprosessin vaiheen sovittaminen yhteen.

Työpajojen tavoitteet ja yksittäisten työpajojen sisältö tulee suunnitella kokonaisuudeksi, joka etenee vaiheittain eteenpäin. Voi olla, että tuotteistettavaan palveluun liittyy monia epävarmuustekijöitä. Siksi työpajasarjan suunnitelma kannattaa tarkastaa jokaisen työpajan välissä, ja täsmentää työpajojen tavoitteita.

Työpajojen välillä tapahtuva työskentely jää usein suunnittelematta ja aikatauluttamatta. Selkeintä olisi, jos tuotteistamisprosessista muodostetaan projekti, jonka päällikkö ja työryhmä ovat päävastuussa työpajasarjan järjestämisestä ja työpajojen välillä tapahtuvasta työskentelystä. Jos tämä ei onnistu, niin vähintään pitää olla vastuuhenkilö, joka huolehtii työpajojen välillä tapahtuvan työskentelyn koordinoinnista. Pelkkä vastuuhenkilö ei kuitenkaan riitä, sillä työpajojen tulosten työstäminen vaatii työtä.

Yksittäisen työpajan suunnittelu

Valmistele jokainen työpaja huolellisesti. Työpajan kulku pitää suunnitella riittävän tarkasti, kuitenkin joustavaksi. Pyri yksinkertaisuuteen, vältä liian monimutkaisia ja monipolvisia menetelmiä. Varaa työpajalle ja sen jokaiselle vaiheelle riittävästi aikaa, jätä lisäksi loppuun vähän ylimääräistä.

Työpajat ovat onnistuessaan intensiivisiä ja jatkuvaa keskittymistä vaativia työrupeamia. Ne ovat osallistujille raskaita silloinkin, kun kaikki sujuu hyvin. Varaa siis riittävästi taukoja ohjelmaan. Taukoja kaipaavat lisäksi kiireiset osallistujat, jotka haluavat tarkistaa sähköpostinsa, puhelunsa ja viestinsä työpajan aikana.

Työpaja voi olla lyhyt tai pitkä. Kokemuksemme mukaan noin neljän tunnin työpaja on tehokkain. Jos työpaja on lyhyempi, niin työstössä ei päästä riittävän syvälle. Jos se on paljon pidempi, aikataulutus tulee vaikeammaksi, taukojen ja tarjoilujen järjestäminen korostuu liikaa, eivätkä osallistujat välttämättä jaksa keskittyä enää neljän tunnin jälkeen. Kannattaa harkita useamman puolen päivän työpajan järjestämistä vaihtoehtona koko päivän työpajalle.

Mieti työpajan rytmitys huolella. Työpajan ohjelmaan kannattaa suunnitella seuraavat vaiheet:

  1. Selvä aloitus: Tervetulleeksi toivottaminen, motivointi, tavoitteiden käsittely ja mahdollinen esittäytymiskierros
  2. Osallistujien stimulointi ja ajatusten ravistelu: Tämä voi olla hyvinkin lyhyt vaihe, tai vähän pidempikin. Tavoitteena on saada osallistujien ajatukset irti totutuista kaavoista ja fokusoitua työpajan teemaan.
  3. Prosessointi: Työpajan varsinainen työstöosuus.
  4. Yhteenveto: Työstöosuuden tulosten yhteenveto kannattaa tehdä yhdessä. Samalla saa osallistujilta vielä viimeiset, usein hyvin kypsyneet ajatukset, mukaan tuloksiin.
  5. Selkeä päätös: Osallistujien kiittäminen, jatkotoimenpiteistä sopiminen.

Työpajan tila ja tunnelman luominen

Työpajan fyysinen tila, neukkari tai sali, on tärkeä työpajan onnistumisessa. Sen pitäisi olla riittävän suuri, ei kuitenkaan valtava. Hyvä tila on sellainen, että kaikille osallistujille saa mukavasti istumapaikan puolikaareen tilan keskelle. Sen lisäksi tilaa pitäisi jäädä reilusti ainakin yhden seinän edustalle. Kovin prameaa tilaa ei kannata varata. Parempi vaihtoehto on yksinkertainen sali, jossa on paljon tyhjää, sileää seinää ilman ikkunoita, ovia ja tauluja. Tyhjä seinätila on tärkeä resurssi työpajojen työstössä. Hyvä valaistus on myös tärkeä. Kellareiden väestösuojat eivät yksinkertaisuudessa ole parhaita vaihtoehtoja. Myös hienot johtoryhmien kokoushuoneet ja kabinetit ovat hankalia. Niitä hallitsevat usein valtava pöytä ja muhkeat nahkatuolit, entisten johtajien potretit ovat valloittaneet seinät. Tila on suunniteltu pöydän takana istumiseen, työpajassa pitää päästä liikkumaan.

Työpajan tunnelman luonti alkaa ennen työpajan alkua. Kannattaa saapua paikalle ajoissa – joudut usein siivoamaan ja tuulettamaan, yleensä myös järjestämään huonekalut. Laita sopiva määrä tuoleja puolikaareen osallistujille, kanna pöydät pois tai siirrä ne seinustalle. Jätä pöydistä ainoastaan ne, jotka tarvitaan tarjoiluille ja työpajan menetelmille. Aloita tilan järjestely riittävän ajoissa, ainakin tuntia ennen sovittua aloitusaikaa. Usein ainakin muutama osallistuja tulee vartin etuajassa paikalle. On aina parempi, jos paikat ovat jo silloin valmiina. Saat myös pelivaraa yllätysten setvimiseen, esimerkiksi sulakkeiden vaihtamiseen, jos valot eivät syty, tai oven avaamiseen, jos vahtimestaria ei heti löydy. Mahdollisissa tarjoiluissa kannattaa suosia yksinkertaisia eväitä, jotka ovat jatkuvasti saatavilla työpajan alusta loppuun. Silloin et joudu suunnittelemaan tauotusta tarjoilujen ehdoilla, ja ajoissa saapuvat osallistujat voivat aloittaa kupillisella kahvia tai teetä.

Kun on aika aloittaa yhteinen työskentely, avaa työpaja selvästi. Toivota kaikki tervetulleiksi ja käy läpi työpajan tavoitteet, aikataulu, prosessi. Pidä esittäytymiskierros ja varmista, että kaikilla on sellainen olo, että he ovat oikeassa paikassa. Sovi myös pelisäännöistä. Pyydä sulkemaan kännykät, laittamaan tietokoneet ja tabletit pois, niiden aika on tauolla. Tällainen selvä aloitus tekee työpajasta sellaisen, että ulkopuoliset ärsykkeet eivät jatkuvasti houkuttele osallistujia mukaansa, ja työpajan sisällä on riittävästi virikkeitä pitämään tekemisen liikkeellä. Selvä aloitus myös vähentää osallistujien epävarmuutta, ja parantaa siten kokemusta siitä, että aktiivinen osallistuminen on turvallista.

Pidä työpajan aikana huolta siitä, että kaikille on koko ajan selvää, mitä on tarkoitus tehdä. Selvät tehtävänannot ja jämäkkä aikataulutus pitävät ajatukset liikkeessä. Huolehdi myös siitä, että ideointi, analysointi ja kritiikki löytävät oikean paikkansa työpajassa.

Osallistujat

Työpajassa pitää olla riittävä määrä erilaisia ja samanlaisia osallistujia. 4-12 henkilön tilaisuudet ovat selkeimpiä järjestää, isommatkin onnistuvat hyvin suunniteltuina mainiosti. Alle neljän osallistujan pajat ovat mahdollisia, mutta ne saattavat kuihtua kokoon – varsinkin, jos tulee yllättäviä poissaoloja. Suuri osallistujamäärä asettaa vaatimuksia erityisesti prosessointien ja yhteenvetojen järjestämiseen. Osallistujia joutuu jakamaan pienryhmiin, ja näiden ryhmien tulosten käsittely koko porukan kesken vaatii omat järjestelynsä. Toki suurillekin osallistujamäärille löytyy toimivia menetelmiä.

Kun suunnittelet työpajan menetelmiä ja osallistujia, huomioi osallistujien mahdollisesti hyvinkin erilaiset taustat, valta-asemat ja osaaminen. Erilaisten ihmisten saattaminen yhteen on työpajojen vahvuus, mutta samalla myös haaste. Erilaiset näkökulmat luovat uusia ajatuksia, mutta myös mahdollisia ristiriitoja. Varaudu myös siihen, että osallistujien luonteenpiirteet ja ominaisuudet ovat erilaisia. Intuitiivisesti ajattelevat loistavat ideoinnissa, analyyttiset prosessoinnissa, kriitikot arvioinnissa. Suunnittele erilaisille persoonille mahdollisuuksia loistaa omalla alueellaan. Auta hiljaisempia osallistumaan tasa-arvoisesti luonnostaan aktiivisten kanssa.

Varaudu myös poissaoloihin ja yllättäviin osallistujiin, varsinkin pienissä työpajoissa. Mieti, toimiiko osallistujien jakaminen ryhmiin, jos osallistujia on odotettua vähemmän. Mieti myös, pitääkö osallistujia jakaa eri tavoin ryhmiin, jos osallistujia on odotettua enemmän. Varaudu myös siihen, että kutsutut lähettävät paikalle tuuraajan – silloin joudut ehkä järjestämään yllättävän esittäytymiskierroksen ja perehdytyksen työpajan sisältöön.

Muista työskentelyn rytmitys, erilaiset menetelmät ja tauotus. Introvertit väsyvät nopeasti ryhmätöissä, ekstrovertit taas saavat niistä energiaa. Yksilötyössä introvertti saa ajatuksensa liikkeelle, ekstrovertti taas saattaa kyllästyä. Usein kannattaa valmistella yksilötyöskentelyn jaksoja ennen ryhmätöitä. Niissä jokaisella on mahdollisuus, ja pakko, jäsentää omia ajatuksiaan ja käsitellä työstön kohteena olevia asioita vähän syvällisemmin – pelkät ryhmätyöt saattavat jäädä pinnallisiksi.

Työpajan työkalut

Työpajan työkalut ja välineet ovat yksinkertaisia. Paperi ja kynä toimivat usein joustavammin kuin tietokone ja projektori. Perusmateriaaleja kannattaa varata mukaan runsaasti, eikä niiden käytössä kannata pihistellä. Voit tehdä itsellesi työpajapakin yleisimmin tarvittavista materiaaleista, jotka on helppo ottaa mukaan.

  • Tarralappuja, erivärisiä ja erikokoisia
  • Kalvotusseja, M koko on toimivin
  • A4 kopiopaperia
  • Kyniä
  • Fläppipaperia
  • Tusseja
  • Teippiä muutama rulla

Fläppitaulut ovat hyviä kirjoitusalustoja, mutta yleensä fläppipapereita pitää saada kiinnitettyä seinälle useampia. Siksi tarvitset teippiä, ja runsaasti seinäpinta-alaa. Tarralappuja kiinnitetään seinälle näkyviin monissa menetelmissä. Kiinnittäminen onnistuu parhaiten seinälle ripustetuille fläppipapereille. Suoraan seinäpinnalle kiinnitetyt laput eivät yleensä pysy kunnolla kiinni.

Fasilitaattorin rooli

Työpajassa on tärkeä huolehtia tasa-arvoisesta osallistumisesta, aikataulun pitämisestä, asiassa pysymisestä ja etenemisestä. Ne ovat yksinkertaisia asioita silloin, kun kaikki sujuu hyvin. Kun ei suju, niin toivoo, että joku (muu) niistä huolehtisi. Usein nuo tehtävät ovat työpajan kokoonkutsujan vastuulla. Tyypillisesti kokoonkutsujan pitäisi päästä myös osallistumaan työpajan sisältöön. Prosessista huolehtiminen ja sisältöön osallistuminen yhtä aikaa on vaikeaa. Siksi kannattaa hankkia työpajaan fasilitaattori hoitamaan prosessia. Konsultteihin ei tarvitse aina turvautua, fasilitaattori voi olla joku toinen samalta työpaikalta.

LEAPS-projektia toteuttaessamme emme halunneet fasilitoida tuotteistamisen työpajoja itse, halusimme sen sijaan keskittyä työpajojen suunnitteluun ja havainnointiin. Siksi pyysimme Innotiimi Oy:n konsultit fasilitoimaan työpajoja. Ulkopuolisen fasilitaattorin kanssa täytyy tosin varautua työläämpään valmistautumiseen – työpajat täytyy suunnitella yhdessä fasilitaattorin kanssa ja fasilitaattori täytyy perehdyttää työpajan sisältöön. Toisaalta, samalla hyötyy ammattilaisen osaamisesta ja saa mahdollisuuden oppia työpajojen valmistelusta ja vetämisestä.

Fasilitaattorin osaaminen korostuu hankalissa tilanteissa. Kun keskustelut rönsyilevät, aikataulu venyy, suunnitelmat eivät pidä tai syntyy ristiriitatilanteita, tarvitaan joku, joka rauhoittaa tilanteen ja palauttaa työpajan raiteilleen. On hyvä muistaa, että ristiriitoja ja rönsyileviä keskusteluja ei kannata vain katkaista ja kieltää. Silloin ne vain painuvat hetkeksi pinnan alle, ja nousevat hetken päästä uudelleen, yleensä entistä suurempina. Sen sijaan hankaliin asioihin ja ristiriitoihin kannattaa tarttua, kirjata tärkeimmät asiat paperille tai fläpille, ja sen jälkeen jatkaa työpajan prosessia. Kun tärkeät asiat ja huolenaiheet on silloin laitettu muistiin, voi niihin palata myöhemmin. Aina tätä ei tarvitse tehdä koko työpajan osallistujajoukon kanssa.

Monissa menetelmissä täytyy osallistujat jakaa useampaan ryhmään. Näissä tilanteissa kannattaa suunnitella jokaisen ryhmän fasilitointi jotenkin. Voit antaa pienryhmissä jollekin puheenjohtajan tai fasilitaattorin roolin. Voit myös sopia näistä rooleista etukäteen. Muista aina perehdyttää apufasilitaattorit hyvin etukäteen. Satunnaisesti valituille apulaisille työpajassa pitää antaa selvä tehtävänanto, jotta he voivat siihen nojautuen pitää huolta ryhmänsä työskentelystä.

Linkkejä

Verkosta löytyy lukuisia sivustoja ja yrityksiä fasilitoinnista, ryhmätyömenetelmistä ja palveluiden kehittämisestä. Tässä muutamia:

Näitä löytyy verkon hakukoneilla paljon lisää.

Lähteitä

Alhanen, K., Kansanaho, A., Ahtiainen, O., Kangas, M., Soini, T., Soininen, J. (2011) Työnohjauksen käsikirja, Tammi, Helsinki

Kantojärvi, P. (2012) Fasilitointi luo uutta. Menesty ryhmän vetäjänä. Talentum.

Mantere, V., (2014) Ryhmämessut. Tehokas osallistava toimintatapa, Innotiimi, Vantaa

Schön, D.A. (1983) the reflective practitioner. How professionals think in action. Ashgate.

Tårfinn, S., Mantere, V., (2014), OPERA. Guide for more efficient meetings, Innotiimi, Vantaa