Käsikirjan ideointi Innotiimillä

Tausta ja tilanne

Innotiimi oli tekemässä uuden palvelunsa osaksi asiakkaille suunnattua käsikirjaa. Työpajan tavoitteena oli kiteyttää ja yhdenmukaistaa osallistujien ajatuksia siitä, millainen käsikirja olisi, mitä sillä tehdään ja mikä käsikirjan rooli on suhteessa palveluun. Työpajassa ideoitiin käsikirjan sisältöä, toteutusta ja käyttämistä.

Työpajaan osallistui neljä Innotiimin konsulttia. Lisäksi mukana oli fasilitaattorina LEAPS-projektin tutkija ja kaksi tutkijaa havainnoimassa työpajan kulkua.

Prosessi

Työpajan tavoitteena oli luoda yhteisymmärryksessä lähtökohtia kohteena olevan palvelun käsikirjaan. Neljä osallistuvaa konsulttia olivat tehneet paljon yhteistyötä, mutta eivät olleet sopineet vielä yhdessä, miten käsikirja toteutetaan ja mitä se sisältää. Työpajan ilmapiiriä virkistettiin aluksi tutustumalla erilaisiin käsikirjoihin, joita tutkijat olivat tuoneet mukanaan (Uusia ajatuksia analogioilla). Analogiat ovat hyviä herättämään osallistujien mielenkiinnon ja luomaan avoimen ja luovan ilmapiirin. Osallistujat tutustuivat käsikirjoihin ja miettivät, mikä tekee käsikirjasta hyvän. Seuraavaksi osallistujat kirjoittivat tarinoita (Ideoiva tarinointi) ja ideoivat käsikirjaa niiden avulla. Ideoita haettiin lisää taukokävelyltä ja työpajan loppupuoliskolla ideoita jalostettiin ja kiteytettiin.

IT1-prosessi

Ennen työpajaa: Osallistujille ei annettu esitehtävää. Tutkijat valmistelivat analogia-tehtävän kokoamalla erilaisia käsikirjoja. Lisäksi valmisteltiin luokittelukehys, jota työpajassa käytettiin käsikirjaan liittyvien ideoiden jäsentämisessä.

  1. Orientaatio ja esittäytymiset: Osallistujat olivat tehneet jo pitkään yhteistyötä ja tutkimusryhmä oli osallistujille tuttu, joten esittelyjä ei tarvittu. Fasilitaattori esitteli työpajan agendan ja tavoitteet.
  2. Tutustuminen analogioihin: Työpaja pidettiin isossa avoimessa kokoustilassa. Pöydälle oli kerätty analogioiksi noin 20 erilaista käsikirjaa, esimerkiksi lintukirjoja, sudenpentujen käsikirja, dummies-kirjoja, matematiikan ja fysiikan käsikirja. Kirjojen avulla saatiin herätettyä osallistujien mielenkiinto ja ne antoivat ideoita työpajan tavoitteiden asetantaan ja koko työpajaan. Osallistujat saivat tutustua pöydälle asetettuihin käsikirjoihin noin viiden minuutin ajan.
  3. Ideoiva tarinointi: Kun osallistujat olivat tutustuneet käsikirjoihin, fasilitaattori antoi heille tehtäväksi kirjoittaa tarina aiheesta ”Oivallinen käsikirja”. Tarinan kirjoittamiseen annettiin aikaa 10 minuuttia. Kun tarinat olivat valmiita, osallistujat lukivat tarinansa hitaasti ääneen. Samalla muut osallistujat kirjoittivat post-it –lapuille tarinasta poimimiaan tärkeitä asioita, ideoita ja avainsanoja. Laput koottiin seinälle ennalta piirretyn luokittelukehyksen päälle (kuva alla) ja selittivät tuotoksensa auki. Samalla ideoita saatiin alustavasti kategorisoitua. Katso tarkempi kuvaus menetelmästä täältä.

  1. Taukokävely: Tarinoiden läpikäynnin jälkeen pidettiin 10 minuutin tauko, jonka ajaksi osallistujat lähetettiin pareittain ulos kävelylle tarralappujen ja kynien kanssa. Tehtäväksi he saivat täydentää edellisen tehtävän ideoitaan keskustellen parin kanssa. Taukokävelyn avulla virkistettiin osallistujien olotilaa ja ajatuksia ja samalla kerättiin lisää ideoita edellisen vaiheen innoittamana.
  2. Ideoiden jalostus ja kiteyttäminen: Jalostusta varten kaikki osallistujat siirtyivät luokittelukehyksen viereen. Tehtävänä oli ryhmitellä syntyneitä ajatuksia ja löytää ryhmille sopivat paikat kehyksessä. Tämä tehtiin vapaasti keskustellen ja ilman tarkempaa ohjeistusta. Fasilitaattori ohjasi ja veti keskustelua yhteen. Keskustelu oli hyvin aktiivista, ja sen aikana luotiin yhteinen ymmärrys tärkeistä ideoista. Ideoita ei kuitenkaan priorisoitu.
  3. Työpajan arviointi: Viimeisessä vaiheessa osallistujat arvioida työpajaa, käsikirjan ideoita ja sopivat jatkotoimenpiteistä ja niiden aikatauluista. Tämän pohjalta muodostettiin työlista jatkoon ja päätettiin työpaja.

Tuotokset

  • Työpajassa syntyi uusia ideoita ja yhteistä näkemystä yhden palveluelementin suunnitteluun. Myös erimielisyyksiä tuli ilmi ja niistä päästiin keskustelemaan avoimesti.

Vinkkejä ja työpajan arvio

Työpajan alkuosa onnistui hyvin ja ideoita tuli paljon. Luokittelukehys selkeytti osallistujien ideoita ja asetti ne paremmin kontekstiin. Käsikirjaan liittyvät ajatukset ja ideat olivat laajempia kuin mitä etukäteen ajateltiinkaan. Seuraavassa työpajan oppeja:

  • Ennen palvelun yksittäisten elementtien suunnittelua on mietittävä, mikä elementtien rooli kokonaisuudessa on ja miten ne linkittyvät toisiinsa. Tässä työpajassa huomattiin, että käsikirjan rooli kehitettävän palvelun kokonaisuudessa ei ollut vielä täsmentynyt. Valmisteluissa olisi siis pitänyt arvioida tilannetta laajemmin ja arvioida myös käsikirjalle asetettuja tavoitteita ja sen roolia palvelussa.
  • Tarinamenetelmän tuotokset voivat olla hyvin monipuolisia. Purkua ja kiteyttämistä varten kannattaa suunnitella sellainen purkupohja, joka helpottaa asioiden kategorisointia ja käsittelyä.
  • Rikas ja monipuolinen keskustelu on tärkeää työpajojen onnistumiselle, mutta tärkeimmät asiat pitää saada kiteytettyä, jotta työpajasta saadaan ulos konkreettisia tuloksia ja voidaan päättää seuraavat toimenpiteet (Katso tästä vinkkejä kiteytykseen).
  • Katso lisää yleisiä ohjeita työpajan järjestäjille täältä!