Täsmentyvät keskustelukierrokset

Perustiedot

  • Menetelmän perusidea: Menetelmän avulla voidaan luoda yhteinen näkemys palvelun tärkeimmistä kehittämistarpeista, tavoitteista tai ideoista tavalla, joka huomioi kaikkien osallistujien ajatukset. Sen avulla voit kehittää, arvioida ja priorisoida aiheita nopeasti.
  • Mihin menetelmä soveltuu? Menetelmä toimii hyvin työpajan alkuvaiheessa, kun toiveena on saavuttaa osallistujien välinen yhteinen näkemys työskentelyn lähtökohdista.  Täsmentyvien keskustelukierrosten avulla jokainen osallistuja saa kertoa omat ajatuksensa ja ajatukset voidaan järjestää tärkeysjärjestykseen yhteisymmärryksessä ryhmän kesken.
  • Mihin vaiheeseen menetelmä sopii? Menetelmä sopii erityisesti tuotteistamisen alkuvaiheisiin, mutta se toimii myös myöhemmissä vaiheissa osallistavana priorisointityökaluna.
  • Kesto: 30-45 minuuttia
  • Osallistujat, osallistujamäärä: Sopii 5-20 henkilön ryhmille. Pienellä ryhmällä priorisointi on kuitenkin haastavampaa. Keskustelun muoto tulee suunnitella osallistujamäärän mukaan.

Prosessi

Menetelmä alkaa omien näkemysten pohtimisella ja niiden käsittelyllä ja priorisoinnilla pareittain. Tämän jälkeen parien priorisoimat ideat nostetaan yhteiseen keskusteluun ja priorisoidaan jälleen pareittain. Syntynyt priorisoitu listaus auttaa fokusoimaan työpajan työskentelyä osallistujien näkökulmista tärkeimpiin aiheisiin.

Valmistelut ennen työpajaa

  1. Varaa ja valmistele innostava tila työskentelyyn. Mieti myös etukäteen, miten kirjaat keskustelun tuotokset kaikkien nähtäville: apuna voi toimia fläppipaperit, tussit ja tarralaput.
  2. Rajaa etukäteen käsiteltävä teema, jotta päästään nopeasti ideointivaiheeseen. Mieti, miten esität teeman työpajassa ymmärrettävästi.

Menetelmän juoksutus työpajassa

  1. Ennen työskentelyn aloitusta: Ennen menetelmän alkamista olet jo avannut työpajan, varmistanut sen tavoitteet ja tutustuttanut osallistujat toisiinsa. Katso vinkkejä ohjeista työpajan järjestäjille.
  2. Tehtävänanto ja ongelman määrittely: Aloita työskentely määrittelemällä ongelma tai käsiteltävä aihe. Se voi olla esimerkiksi ”Mitä tuotteistamisella tavoitellaan?”
  3. Ideointi yksin: Osallistujat pohtivat ideoita ensin yksin. Ideat kirjataan paperille tai tarralapuille. (5 min tai kun ideoita ei enää tule)
  4. Parityöskentely ja alustava priorisointi: Muodostakaa pareja. Ensin toinen parista kertoo omat ideansa toisen kuunnellessa, ja sitten toinen omansa. Näin kaikki saavat kertoa mielipiteensä. Tämän jälkeen parit keskustelevat ja sopivat, mitkä asiat ovat tärkeimpiä. (10 min)
  5. Lopullinen priorisointi: Parit esittelevät valitsemansa oleellisimmat ideat ja ne kirjataan fläppitaululle.  Kukin pari esittelee yhden idean kerrallaan. Kierroksia tehdään niin paljon, että kaikki asiat tulevat esille. Kun ideat ovat esillä, jokainen pari valitsee 3-4 mielestään tärkeintä tai parasta ideaa ja merkitsee nämä esim. plussina fläppitaululle idean viereen. Eniten plussia saaneista ehdotuksista voidaan vielä keskustella lyhyesti. Tämän jälkeen työpajassa aloitetaan näiden teemojen työstäminen tai niiden edistämisestä sovitaan.

Tuotokset ja niiden hyödyntäminen

Täsmentyvistä keskustelukierroksista tulee kaksi päätuotosta:

  • Konkreettisena tuotoksena syntyy yhteisymmärryksessä muodostettu, priorisoitu lista tärkeimmistä kehitystarpeista, tavoitteista tai ideoista.
  • Lisäksi kaikki osallistujat ovat saaneet kertoa omat ajatuksensa tasa-arvoisella menetelmällä. Tämä stimuloi ja tasa-arvoistaa myös työpajan seuraavia vaiheita.

Fasilitointi

Fasilitaattorin tärkeimmät tehtävät ovat prosessin edistäminen aikataulussa ja keskustelun johtaminen. Huolehdi siitä, että keskustelu pysyy demokraattisena ja kaikki saavat mielipiteensä esiin samanarvoisina. Kiitä jokaista omien näkemystensä esittämisestä ja huolehdi siitä, etteivät osallistujat kritisoi toistensa näkemyksiä työpajan aikana.

Esimerkki

Katso, miten menetelmää sovellettiin tuotteistamisen tavoitteiden määrittämisessä QPR:llä.