Tietoiskut

Perustiedot

  • Menetelmän perusidea: Tietoiskuilla saat nopeasti työpajan osallistujille uuden ja yhteisen näkemyksen käsiteltävästä teemasta tai sitä sivuavista aiheista. Tietoiskut voivat toimia nykytilan kartoittajina, yhteisen ymmärryksen luojina tai ajatusten ravistelijoina.
  • Mihin soveltuu? Lyhyet tietoiskut sopivat lähes jokaiseen työpajaan orientoimaan keskustelua. Huomaa kuitenkin, että tuodessaan uutta tietoa ne myös sitovat ajattelua ja suuntaavat keskustelua. Jos haluat kehittää uusia ideoita, mieti tarkkaan, milloin ja miten käytät tietoiskuja.
  • Mihin vaiheeseen sopii? Tietoiskut sopivat tyypillisesti työpajan alkuun tai vaiheista toiseen siirtymiseen, jolloin ne avaavat keskustelun tietystä teemasta.
  • Kesto: Toimiva tietoisku on noin 5-10 minuuttia pitkä ja hyvin kiteytetty.

Tietoiskujen eri roolit

Tietoiskuilla saat faktatietoja, ajatuksia tai malleja nopeasti kaikkien osallistujien ulottuville. Lyhyet tietoiskut toimivat ”raaka-aineena”, jota työpajassa hyödynnetään, yhdistäen uutta tietoa osallistujien ajatuksiin ja jalostaen tietoa edelleen. Tietoiskuilla voi olla ainakin kolme roolia osallistavassa työpajassa:

  1. Yhteisen ymmärryksen luominen: Voit luoda tietoiskuilla yhteistä ymmärrystä käsiteltävästä asiasta. Alustus, jossa esitellään aiheeseen liittyviä keskeisiä käsitteitä, taustatietoa ja aiempaa ymmärrystä auttaa ryhmää saamaan kiinni yhteisestä aiheesta. Samalla luot kielen, jota yhteisessä työskentelyssä voidaan käyttää. Tämänkaltainen tietoisku toimii erityisesti tilanteissa, jossa työpajan osallistujat eivät tunne toisiaan tai eivät ole aiemmin työstäneet käsiteltävää teemaa yhdessä. Esimerkiksi LähiTapiolan asiakastyöpajassa käsiteltävä teema esiteltiin asiakkaille lyhyellä ja informatiivisella alustuksella, joka herätti osallistujat pohtimaan asiaa.
  1. Nykytilan kartoittaminen ja ideoinnin raamittaminen: Tietoiskulla voit myös kuvata työpajan osallistujille palvelun nykytilan ja rajata käsiteltävää teemaa. Tämän kaltainen tietoisku tuo pöytään tärkeät faktat ja rajaa käsiteltävää aihetta. Osallistujat voivat keskittää ajatuksensa mielekkäiden ja arvoa tuottavien teemojen pohtimiseen. Huomaa kuitenkin, että tietoiskut myös rajaavat ajattelua: jos haluat ravistella nykyisiä ajatuksia, vältä käsittelemästä aihetta kapea-alaisesti. Yhteisen työskentelyn fokusointi onnistui hyvin esimerkiksi QPR:n työpajassa, joissa palvelun kehittämisprosesseja ideoitiin yhdessä alustuksessa esitetyn karkean mallin pohjalta.
  1. Ajattelun avaaminen: Tietoiskuilla voidaan myös pyrkiä avaamaan osallistujien ajattelua. Tämänkaltaisissa tietoiskuissa voidaan esittää käsiteltävästä asiasta yleinen malli, joka linkittää asian laajempiin aiheisiin. Myös uudenlaiset jäsennykset saattavat auttaa rikkomaan perinteisiä käsityksiä palvelusta. Esimerkiksi Innotiimin työpajassa tietoisku avasi keskustelua asiakasarvosta laajana ilmiönä.

Prosessi

1. Valmistelut:

  • Mieti etukäteen, mitä tietoa työpajassa tarvitaan ja miten tieto linkittyy työskentelyyn. Onko kyseessä yhteisen ymmärryksen luominen, nykytilan kartoittaminen vai ajattelun avaaminen? Mieti myös, kuka on uskottava henkilö pitämään tietoiskun. Joissain tilanteissa voi olla hyvä pyytää työpajaan ulkopuolinen asiantuntija, jotta teema esitetään neutraalilla tavalla osallistujille.
  • Perehdytä tietoiskun pitäjä huolellisesti. Keskustelkaa yhdessä tietoiskun sisällöstä ja aikataulusta: hyvän tietoiskun voi jäsentää 3-5 pääasiaan, joiden ympärille lyhyt esitys rakentuu. Kerro tietoiskun pitäjälle myös tilaisuuden tarkoitus.

2. Toteutus työpajassa:

  • Esittele tietoiskun pitäjä arvostavasti. Halutessasi voit antaa kuuntelijoille kuuntelutehtävän, jotta he voivat jäsentää kuulemaansa työpajan teemojen mukaisesti (Katso esimerkki palveluun liittyvästä alustuksesta LähiTapiolalla).
  • Varaa hiukan aikaa kysymyksiin tietoiskun jälkeen. Kirjaa kysymykset ylös mutta huolehdi siitä, ettei keskustelu lähde liian kauas työpajan teemasta.
  • Käytä tarvittaessa jotakin menetelmää keskustelun fasilitointiin. Tietoisku ja vaikkapa täsmentyvät keskustelukierrokset muodostavat yhdessä tiiviin, mutta toimivan kokonaisuuden, jolla voidaan jäsentää uuden asian tärkeitä piirteitä lyhyessä ajassa.
  • Mieti etukäteen siirtyminen tietoiskusta työskentelyyn niin, että kuulijat ymmärtävät, miten tietoiskussa kuultuja asioita hyödynnetään työpajassa.