Eläytyvä tarinointi

Perustiedot

  • Menetelmän perusidea: Menetelmän tavoitteena on osallistujien eläytymisen ja mielikuvituksen avulla tuottaa sisältöä kehitysprosessiin. Tarinamuotoa käyttämällä on mahdollista tuottaa pidempiä ajatuskulkuja irtonaisten ideoiden sijaan.
  • Mihin menetelmä soveltuu? Menetelmä soveltuu uuden palveluprosessin jäsentämiseen, tuotteistamisprosessin suunnitteluun ja yleisesti prosessien kehittämiseen.
  • Mihin vaiheeseen menetelmä sopii? Menetelmä on varsin laaja, joten siitä kannattaa tehdä työpajan pääsisältö. Tuotteistamisen prosessissa se soveltuu moneen vaiheeseen. Alkuvaiheessa sen rooli voi olla ideoiden tuottaminen, loppuvaiheessa kehitetyn prosessin simulointi.
  • Kesto: 60-120 minuuttia, kannattaa arvioida yläkanttiin, sillä tarinoiden purkaminen on työläs vaihe.
  • Osallistujat, osallistujamäärä: Sopii 4-12 osallistujalle. Isot ryhmät pitää jakaa työstövaiheessa korkeintaan kuuden henkilön pienryhmiin.

Prosessi

Menetelmä alkaa taustoituksella ja osallistujien stimuloinnilla, mitä seuraa hiljainen ideointi (tarinoiden kirjoittaminen), sitten ryhmässä tapahtuva prosessointi, priorisointi ja yhteenveto. Menetelmällä voi toteuttaa  kokonaisen työpajan. LEAPS-projektissa menetelmää käytettiin osana työpajoja: sitä sovellettiin sekä työpajan alkuvaiheessa että työpajan tuotosten kiteyttämisessä (katso esimerkit sivun lopusta).

elaytyva_tarinointi

Valmistelut ennen työpajaa

  • Valmistele teema, johon osallistujat eläytyvät. Se voi olla kehitettävän palvelun tai prosessin karkea kuvaus, asiakkaan tilanteen tai tarpeen kuvaus tai jokin muu asia, jonka kehittämiseen haluat uusia ajatuksia.
  • Halutessasi voit pyytää osallistujia miettimään ennakkotehtävänä jotakin eteen tullutta asiakastarvetta tai tilannetta ennen työpajaa. Se auttaa konkretisoimaan eläytymistä työpajatilanteessa. Pyydä osallistujia lähettämään näitä ideoita etukäteen työpajan järjestäjälle, jos haluat varmistaa ennakkotehtävän toteutuksen.
  • Valmistele lisäksi lyhyt taustoitus eläytymisen pohjaksi. Voit esimerkiksi esitellä kehitettävän palvelun tai prosessin suunniteltuja pääpiirteitä. On hyödyllistä, jos alustus sisältää jonkinlaisen visuaalisen kuvauksen kehittämisen kohteesta. Esimerkiksi yksinkertainen prosessikuva on helppo muistaa ja tarvittaessa piirtää fläpille.
  • Valmistele osallistujille tehtävä tarinoiden kuuntelemiseen ja havaintojen poimimiseen. Voit esimerkiksi pyytää heitä poimimaan tarinoista havaintoja asioista, joita tulisi kehittää paremmiksi.
  • Menetelmän prosessi riippuu henkilömäärästä. Yli kuuden hengen ryhmä kannattaa jakaa 3-6 osallistujan pienryhmiin. Mieti ryhmäjako etukäteen, jotta saat muodostettua toimivat ryhmät ja säästät aikaa.
  • Varaa jokaiselle ryhmälle oma fasilitaattori, jolle kerrot menetelmän etenemisen. Apufasilitaattoreiden tehtävänä on  pitää huolta pienryhmien aikatauluista ja etenemisestä. Tarvittaessa myös puheenvuorojen jakamisesta ja tasa-arvoisen osallistumisen varmistamisesta.
  • Valmistele jokaiselle ryhmälle oma tila, jossa tarinoiden lukemiseen ja kuuntelemiseen voi keskittyä rauhassa. Jos käytössä on esimerkiksi prosessikuva, kannattaa se piirtää mahdollisimman suurena jokaisen työtilan seinälle siten, että siihen voi kiinnittää tarralappuja.  Varaa mukaan riittävästi materiaalia jokaiselle pienryhmälle: tarralappuja, tusseja, kyniä, fläppejä ja teippiä.
  • Muista suunnitella myös tuotosten käsittely työpajan loppupuolella. Voit käyttää tähän omaa menetelmää tai valmistella yhteiskeskustelun, jossa sovitaan tulosten hyödyntämisestä ja jatkotoimista.

Menetelmän juoksutus työpajassa

  1. Taustoitus: Menetelmä alkaa taustoituksella eli lyhyellä esityksellä työstön kohteena olevasta palvelusta, tilanteesta tai prosessista. Katso lisää tietoiskuista työpajoissa.
  2. Tarinoiden kirjoittaminen: Anna esityksen jälkeen osallistujille tehtäväksi kirjoittaa tarina omasta näkökulmastaan. Tarinassa kirjoittajan tulee eläytyä kuvattuun tilanteeseen/prosessiin ja kertoa, miten hän itse toimisi kyseisessä tilanteessa. Jos osallistujat ovat tehneet ennakkotehtävän, pyydä osallistujia käyttämään sitä apuna tarinassa (katso QPR:n esimerkki alla). Tarinoiden kirjoittamiseen kannattaa varata 10-15 minuuttia.
  3. Tarinoiden lukeminen:
    • Ohjeista tarinoiden lukeminen, kuuntelutehtävä, keskustelu ja priorisointi seuraavaksi koko ryhmälle. Jaa tämän jälkeen osallistujat pienryhmiin.
    • Seuraavaksi (pienryhmissä) luetaan kaikki tarinat peräkkäin ääneen, hitaasti ja kuuluvasti. Kirjoittajat lukevat omat tarinansa muille, kuuntelijat kirjoittavat samalla huomioitaan ja ideoitaan tarralapuille, yksi asia per lappu. Tarinoiden välissä kannattaa pitää muutaman minuutin hiljainen kirjoitustauko. Kuuntelutehtävää ei kannata rajata liikaa: tavoitteena on kerätä kokemuksia, ajatuksia ja ideoita mahdollisimman laajasti.
    • Kaikkien tarinoiden lukemisen jälkeen osallistujat esittävät lyhyesti omat huomionsa ja kiinnittävät laput seinätaululle. Havaintojen purkaminen vasta kaikkien tarinoiden lukemisen jälkeen varmistaa, että mahdollinen kritiikki kohdistuu kehityksen kohteena olevaa asiaan eikä tarinan kirjoittajaan ja lukijaan. Kenenkään eläytymistä ei siis saa kritisoida, vaan kritiikin ja kommenttien pitää kohdistua kehitettävään asiaan. Laput kiinnitetään seinälle samalla karkeasti sisällön mukaan ryhmitellen. Jos käytössä on prosessikuva tai muu viitekehys jo valmiiksi seinälle piirrettynä, kannattaa laput kiinnittää sen mukaisiin kohtiin, esimerkiksi prosessivaiheiden ja prosessin sisällön mukaisiin ryhmiin.
  4. Keskustelu ja ryhmittely: Kun kaikki laput on kiinnitetty seinälle, niistä keskustellaan yhdessä samalla tarkentaen  lappujen ryhmittelyä.
  5. Priorisointi: Keskustelun jälkeen käydään lyhyt, yhteenvetävä kierros, jonka aikana priorisoidaan seinälle kertyneistä asioista ne, jotka tuntuvat tärkeimmiltä kehitystavoitteen tai kehitettävän asian kannalta. Tämän voi tehdä niin, että jokainen pienryhmän osallistuja saa ympyröidä yhden tai kaksi lappuryhmää seinältä, samalla lyhyesti valintansa muille perustellen.
  6. Tauko: Tämän jälkeen kannattaa pitää tauko. Pyydä tauon aikana jokaisesta pienryhmästä yhtä osallistujaa valmistautumaan esittämään  pienryhmän keskustelun ja tärkeimmiksi valitut asiat muille. Siirrä seinälle (fläppipapereille) kiinnitetyt laput tauon aikana yhteiseen tilaan. Valokuvaa laput tässä vaiheessa.
  7. Esittely kaikille: Tauon jälkeen pyydä jokaista pienryhmää (yhtä henkilöä) esittelemään ryhmien keskustelut lyhyesti.
  8. Yhteinen keskustelu: Esittelyjen jälkeen tuotoksista voidaan keskustella lyhyesti ennen siirtymistä eteenpäin työpajan seuraavaan vaiheeseen, jossa tuotoksia käsitellään tai hyödynnetään jollakin tavalla.

Tuotokset ja niiden hyödyntäminen

Menetelmän tuotoksena saadaan suuri määrä yleisiä ja yksityiskohtaisia kommentteja kehitettävään asiaan. Jos ollaan kehittämisen alkuvaiheessa, tuloksena on ideoitavia ja huomioitavia asioita. Kehitysprosessin loppuvaiheessa tuloksena voidaan saada konkreettisia parannusehdotuksia. Samalla voidaan tunnistaa yleisiä huolenaiheita esimerkiksi prosessin eri vaiheiden toimivuudesta.

Seinille kiinnitetyt laput kannattaa valokuvata ja kirjoittaa puhtaaksi. Näin saadaan aikaiseksi lista asioista, jotka kannattaa käydä läpi vielä työpajan jälkeen.

Fasilitointi

Tarinoiden lukemisen aikana syntyy helposti keskustelua ja kommentointia. Huolehdi aikataulusta ja ohjaa kommentit lukemisen aikana mieluummin tarralapuille ja sitä kautta mukaan työstöprosessiin. On myös tärkeä huolehtia, että tarinoita ja niiden kirjoittajia ei kritisoida – kysy kriitikoilta, mitä heidän kriittiset huomionsa kertovat kehitettävästä asiasta.

Havaintojen purkaminen synnyttää helposti pitkiäkin keskusteluja, jotka haastavat menetelmän aikataulun. Kirjaa taululle ylös keskustelussa esiin nousseet uudet havainnot ja ohjaa sitten huomio seuraavaan vaiheeseen.

Esimerkit

Esimerkki: Kokemuksia tuotteistamisprosessiin QPR:llä

Esimerkki: Asiakastarpeiden ennakointi Elisalla

Vinkkejä, huomioita

Tarinat voivat olla hyvin erilaisia. Jotkut kirjoittavat pitkiä, monisanaisia kuvauksia ja erittelevät yksityiskohtaisia tapahtumakulkuja. Toiset taas kirjoittavat verraten niukkoja tekstejä, ehkä vain avainsanoja. Siksi on tärkeää, että kirjoittajat itse lukevat kirjoittamansa tarinat. Silloin niukoistakin muistiinpanoista voi tulla lentävä tarina.