Kiteytys tarinaksi

Perustiedot

  • Menetelmän perusidea: Menetelmä antaa jokaiselle työpajan osallistujalle mahdollisuuden kiteyttää oma näkemyksensä lyhyeksi tarinaksi. Tarinamuodossa kiteytyksellä ei tavoitella ”liian valmista” lopputulosta ja ideoiden syntyhistoria säilyy kiteytyksessä mukana.
  • Mihin menetelmä soveltuu? Työpajojen tuloksia voi kiteyttää monella tavalla. Usein kiteytyksessä kuitenkin unohdetaan jokaisen osallistujan tarve kiteyttää omat ajatuksensa ennen ryhmässä käytävää keskustelua. Toinen ongelma on ”täydellisen” kiteytyksen tavoittelu esimerkiksi etukäteen suunniteltujen, tilenteen mukaan joustamattomien mallien mukaisesti. Kiteyttäminen tarinaksi antaa jokaiselle osallistujalle mahdollisuuden muodostaa oma näkemyksensä melko vapaasti, ja tarinoiden käsittely yhdessä antaa mahdollisuuden yhteisen näkemyksen luontiin.
  • Mihin vaiheeseen menetelmä sopii? Kiteyttäminen kannattaa tehdä työpajan lopussa. Tarinaksi kiteyttäminen sopii tuotteistamisprosessin eri vaiheisiin ideoinnista viimeistelyyn. Alkuvaiheessa kiteyttämisen kohteena ovat hyvinkin hajallaan olevat ideat, loppuvaiheessa kannattaa keskittyä tarkemmin rajattuihin kokonaisuuksiin.
  • Kesto: 30-90 min
  • Osallistujat, osallistujamäärä: Sopii 4-12 hlön ryhmille. Suunnittele tarinoiden käsittely osallistujamäärän mukaan.

Menetelmän prosessi työpajassa

Menetelmän prosessin on melko yksinkertainen. Siinä painottuu jokaisen osallistujan itse tekemä kiteytys tarinan muotoon. Sen lisäksi, että menetelmä kiteyttää työskentelyn lopputuotoksia, kiteytysten perusteella voidaan arvioida, kuinka yhtenevä käsitys palvelusta osallistujilla on. Jotta arviointi onnistuu työpajassa, on kiteytystarinoiden lukemiseen ja keskusteluun varattava riittävästi aikaa. Fasilitaattorin on oltava prosessin lisäksi sisällöllisesti tarkkana: heijastaako keskustelu yhteisymmärrystä vai eriäviä näkemyksiä. Tätä arviota voi käyttää tulevien työpajojen suunnittelussa.

kiteyttava_tarinointi

Valmistelut ennen työpajaa

  1. Työpajan prosessi ennen tätä menetelmää asettaa kiteytykselle rajat ja määrittää esimerkiksi, tehdäänkö kiteytys palvelun kokonaisuudesta vai yksityiskohtaista palvelun ominaisuuksista. Tuotteistamisen alkuvaiheessa tavoitteeksi voi ottaa palvelussa tärkeiden asioiden kiteyttämisen. Myöhemmässä vaiheessa voi tavoitella palveluprosessin vaiheiden, palvelumoduulien tai muiden kokonaisuuksien listaamista ja kiteyttämistä.
  2. Valmistele tehtävänanto. Pohdi, mikä olisi hyvä yleinen tarinan formaatti: kirje, sähköposti, sankaritarina, satu, kadulla kuultu keskustelu, esitys, monologi, dialogi. Mahdollisuuksia on paljon.  Mieti, haluatko osallistujien kirjoittavan tarinan omasta näkökulmastaan vai jonkun toisen näkökulmaan eläytyen.
  3. Valmistele tarinoiden käsittelyn prosessi. Pienellä porukalla (2-5 henkilöä) tarinat voidaan käsitellä yhdessä ryhmässä, isommassa porukassa kannattaa tarinat käsitellä ensin pienryhmissä, sen jälkeen koko porukalla. Tämä vaatii enemmän aikaa. Mieti myös, millaisia asioita toivot kuulijoiden poimivan tarinoista.
  4. Varaa mukaan paperia ja kyniä, niiden avulla tarinointi on helpoin toteuttaa. Joissakin tapauksissa voit toteuttaa tarinoiden kirjoittamisen myös kannettavilla tietokoneilla ja tableteilla, mutta näiden avulla luotuja tarinoita ei ole niin helppo käsitellä  yhdessä.
  5. Varaa mukaan purkukeskustelua varten tarralappuja, fläppejä, tusseja, teippiä ja muita tarpeita.

Menetelmän juoksutus työpajassa

  1. Tehtävänanto: Kerro tehtävänanto osallistujille. Alusta tehtävä huolellisesti ja suunnitelman mukaan.
  2. Tarinoiden kirjoittaminen: Seuraa tarinoiden kirjoittamisen etenemistä. Jos tarinat valmistuvat suunniteltua nopeammin, kannattaa jatkaa suoraan käsittelyyn.
  3. Tarinoiden lukeminen ja keskustelu: Tässä kuvataan tarinoiden käsittelyn vaiheet, jos osallistujia on korkeintaan kuusi:
    1. Kirjoittaja lukee tarinansa ääneen. Muut kirjoittavat huomioitaan lapuille, yksi ajatus per paperi. Lukemisen jälkeen kannattaa antaa minuutin verran aikaa kirjaamiseen.
    2. Kukin osallistuja kertoo omat havaintonsa ja asettaa samalla kirjoitetut laput seinälle näkyville. Nämä ryhmitellään samalla sisällön mukaan samankaltaisiin havaintoihin.
    3. Tämä toistuu kunnes kaikki tarinat on käsitelty.
    4. Tämän jälkeen keskustellaan yhdessä ryhmitellyistä ajatuksista. Ideoidaan ryhmille otsikot, jotka kuvaavat ryhmien sisältöä.
    5. Sovitaan, mitä kiteytyksille tehdään seuraavaksi.
  4. Tarinoiden lukeminen ja keskustelu: Etene seuraavasti, jos osallistujia on yli kuusi:
    1. Toteuta yllä kuvatusta käsittelystä vaiheet 1-4 pienryhmissä.
    2. Tämän jälkeen molempien ryhmien tuotokset esitellään koko porukalle. Pyydä yhtä henkilöä kertomaan ryhmän tulokset muille.
    3. Tämän jälkeen keskustellaan yhdessä tuloksista ja muodostetaan yhteinen lista kiteytetyistä asioista ryhmien tuloksia yhdistellen.
    4. Sovitaan, mitä kiteytyksille tehdään seuraavaksi.
  5. Siirtyminen eteenpäin: Siirrytään työpajan päätösvaiheeseen.

Tuotokset ja niiden hyödyntäminen

  • Menetelmän konkreettisina tuotoksina saadaan tarinoita, joita voi sellaisenaan hyödyntää palvelun tuotteistamisessa, joskus jopa lopullisten materiaalien sisältönä. Lisäksi tuotokseksi saadaan tiivis lista tärkeistä asioista palvelussa. Ne voivat olla tärkeitä ominaisuuksia, moduleja, palveluprosessin vaiheita.
  • Tarinoista keskustelun perusteella voidaan arvioida yhteisen ymmärryksen laajuus tai vastaavasti näkemyserojen syvyys.

Fasilitointi

  • Huolehdi siitä, että työpajan tunnelma pysyy rentona ja välittömänä, jotta tarinoiden ideointi ja kertominen on osallistujille mukavaa. Kiitä jokaista tarinankertojaa ja arvosta jokaista tarinaa niitä arvioimatta.
  • Aikataulun seuraaminen ja pitäminen on tärkeä rooli fasilitaattorille. Tarinoiden purkaminen vie aikaa.  Varaa pienelle ryhmälle vähintään viisi minuuttia per tarina ja lisäksi 5-10 minuuttia loppukeskusteluun. Varaa isossa ryhmässä ensin pienryhmien työskentelyyn 5 minuuttia per pienryhmän tarina ja 5-10 minuuttia keskusteluun. Sen lisäksi varaa yhteiseen käsittelyyn 5 minuuttia per pienryhmä ja 5-10 minuuttia yhteiseen keskusteluun.

Variaatiot / esimerkit

Katso esimerkki menetelmän sovelluksesta työpajassa: Elisan palvelusta ihannemalli

Vinkkejä, huomioita

Jos tavoitteena on päästä yhteen yhteiseen näkemykseen ja kiteytykseen, kannattaa keskustelulle varata riittävästi aikaa. Tarinathan kiteyttävät aina yksittäisten osallistujien näkemyksiä. Kannattaa myös suunnitella keskusteluun jonkinlainen kiteytysten ja tärkeiksi nostettujen asioiden priorisointi. Olennaista on myös huomata, että kun tätä menetelmää käyttää työpajan lopussa, on taustalla jo paljon keskustelua, ideointia ja yhteisten näkemysten hakemista. Parhaassa tapauksessa osallistujat nostavat omissa tarinoissaan ja kuunnellessaan muiden tarinoita esille hyvin samanlaisia asioita. Jos esille nostettavat asiat tuntuvat olevan vielä kovin hajanaisia, ei yhteistä näkemystä ole vielä muodostettu. Silloin voi yrittää keskustelussa hakea kahta asiaa: Mistä asioista on jo yhteinen näkemys? Mistä asioista ei vielä ole yhteistä näkemystä? On huomattava saavutus tunnistaa ne asiat, joista ei olla vielä yhtä mieltä.