Kehittävä simulointi

Perustiedot

  • Menetelmän perusidea: Kehittävän simuloinnin avulla voit simuloida tuotteistamis- tai palveluprosessia aikaisessa vaiheessa prosessiin osallistuvien henkilöiden kanssa. Simuloimalla prosessia mahdollisimman varhaisessa vaiheessa voit tunnistaa toimintatavan ongelmia, periaatteita, pelisääntöjä ja tärkeitä ominaisuuksia jatkokehittämisen avuksi.
  • Mihin menetelmä soveltuu? Menetelmän avulla voidaan arvioida prosessia aikaisessa vaiheessa, kerätä osallistujilta kehitysideoita ja jalkauttaa prosessia käytännön kautta.
  • Mihin vaiheeseen menetelmä sopii? Menetelmä keskittyy prosessien kehittämiseen. Palvelu- tai tuotteistamisprosessia voi simuloida missä tahansa vaiheessa, mutta menetelmän muoto ja monimutkaisuus riippuu huomattavasti prosessin valmiusasteesta ja osallistujien tietämyksestä.
  • Kesto: 1-2 h
  • Osallistujat, osallistujamäärä: Sopii keskikokoisille ja suurille ryhmille. Keskustelun muoto tulee suunnitella osallistujamäärän mukaan.

Menetelmän prosessi työpajassa

Menetelmä on työpajan ydin, mutta siihen voi yhdistää valmistelevia tai kiteyttäviä osia.

Valmistelut ennen työpajaa

  1. Simuloinnin kohde on aina tapauskohtainen, joten menetelmä vaatii huolellisia valmisteluja. Tee simuloitavasta prosessista havainnollistava esitys, jotta osallistujat saavat riittävän ymmärryksen simuloinnin kohtesta.  Prosessi kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisena, jotta osallistujat saavat riittävän kokonaiskuvan sen sisällöstä ja tavoitteista. Katso lisää tietoiskuista.
  2. Prosessin esittely voi olla vapaamuotoinen, lyhyt selostus tai erillinen kalvosetti riippuen tavoitteista ja prosessin valmiusasteesta. Jätä osallistujille aikaa tarkentaviin kysymyksiin esityksen jälkeen, jotta osallistujat pysyvät kärryillä, mitä olette tekemässä.
  3. Valmistele tehtävä huolella. Simulointia voidaan tehdä monella tavalla, esimerkiksi eläytymällä prosessiin eri toimijoiden näkökulmasta tai kaikki osallistujat eläytyvät samaan toimintaan. Tehtävään kannattaa sisällyttää konkreettista tekemistä (kts. Asiakastarpeiden priorisointi QPR:llä), jolloin osallistujat voivat helpommin sitoa keskustelunsa johonkin. Konkretia tehostaa myös muistijäljen jättämistä, jolloin työpajan asioihin on helppo palata myöhemmin.
  4. Muista varata mukaan tehtävässä tarvittavat tarvikkeet, esimerkiksi tussit, fläppipaperit, askarteluvalineet, post-it –laput.

Menetelmän juoksutus työpajassa

Ennen menetelmän alkua olet jo avannut työpajan, varmistanut sen tavoitteet ja tutustuttanut osallistujat toisiinsa. Katso vinkkejä ohjeista työpajan järjestäjille.

  1. Tehtävänanto ja prosesin esittely: Esittele simuloitava prosessi ja kerro, mitkä työpajan tarkoitus ja tavoitteet ovat.
  2. Simulointi: Pyydä osallistujia kokeilemaan prosessin prototyyppiä arvioiden, miten se toimii ja mitkä ovat se heikkoudet. Osallistujat tutustuvat prototyyppiin ensin pohtien yksin prosessin toimivuutta ja itselle epäselviä asioita prosessissa. Seuraavaksi pohdintaa jatketaan pareissa.
  3. Yhteenveto: Lopuksi parit yhdistetään ryhmäksi, jolloin toistuvat ja tärkeimmät kehityskohteet saadaan selville.

Tuotokset ja niiden hyödyntäminen

Kehittävällä simuloinnilla saadaan aikaan ideoita ja löydetään kehityskohtia nykyiseen prosessiin.  Osallistujat pääsevät keskustelemaan yhdessä prosessista ja rakentamaan yhteisymmärrystä prosessin tärkeimmistä asioista.

Fasilitointi

Menetelmä voi olla kehitettävästä prosessista riippuen yksinkertainen tai hyvinkin monimutkainen. Prosessin esittelyllä ja tehtävänannolla on hyvin suuri merkitys erityisesti, jos prosessi on uusi tai monimutkainen. Jos osallistujien on vaikea ymmärtää prosessia, fasilitaattorin on ohjattava toimintaa tiukemmin, jotta halutut tavoitteet saavutetaan.

Variaatiot / esimerkit

Katso esimerkki menetelmästä QPR:llä: Asiakastarpeiden priorisointi QPR:llä