Arvioiva kokeileminen

Perustiedot

Menetelmän perusidea: Menetelmän tavoitteena on arvioida palvelun tai prosessin prototyyppejä. Arvioinnin perusteella kootaan ideoita, huolenaiheita ja parannusehdotuksia prototyyppien kehittämiseksi lopulliseksi palveluksi tai prosessiksi. Menetelmän avulla voidaan käsitellä useita prototyyppejä rinnakkain, esimerkiksi palvelun prosessia, työkaluja ja materiaaleja. Riittävän aikaisessa vaiheessa toteutettu prototyyppien kokeileminen auttaa kehittämisessä ja sujuvoittaa käyttöönottoa.

Mihin menetelmä soveltuu? Palvelu-, tuotteistamis- tai muuta prosessia on hyvä testata käytännössä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta mahdolliset ongelmakohdat havaittaisiin ajoissa. Samalla prosessin käyttöönottoa helpotetaan kokeiluun osallistuvien kanssa.

Mihin vaiheeseen menetelmä sopii? Menetelmä edellyttää, että kokeiltavasta prosessista, tai muusta asiasta, on alustavia suunnitelmia, jotka on koottu yhtenäiseksi esitykseksi – prototyypiksi.

Kesto: 1,5-2 h

Osallistujat, osallistujamäärä: Sopii suuremmille, vähintään 10 henkilön ryhmille – tällöin useamman prototyypin kokeileminen rinnakkain onnistuu. Pienemmillä ryhmillä voi testata yhtä prototyyppiä kerrallaan.

Arvioiva kokeileminen -menetelmän prosessi työpajassa

Menetelmällä voi toteuttaa koko työpajan, tai se voi olla osa työpajaa. Menetelmän aluksi prototyypit ja niihin liittyvät tehtävät esitellään, minkä jälkeen prototyypit käydään läpi pienryhmissä. Jokainen pienryhmä kokeilee jokaista prototyyppiä. Lopuksi tulokset vedetään yhteen, priorisoidaan ja päätetään jatkotoimenpiteistä.

Arvioiva_kokeileminen

Ryhmämessut

Menetelmän yleisenä prosessina käytimme Ryhmämessua. Ryhmämessujen avulla ison joukon kaikki jäsenet pääsevät keskustelemaan kaikista käsittelyn kohteena olevista asioista. Alla näkyy ryhmämessujen periaate – pienryhmät kiertävät rasteja, joilla jokaisella on oma teema, tai tässä tapauksessa oma prototyyppi. Lue lisää ryhmämessuista täältä (iTunes-kirja). Tässä esimerkissä teemoja on kolme – menetelmään kuuluu siten kolme työstövaihetta, kun jokainen pienryhmä käsittelee vuorollaan jokaista teemaa.

Valmistelut ennen työpajaa

  1. Valmistele prototyypit ja tee niistä tiiviit esitykset. Esityksistä kannattaa tehdä  yksinkertaisia ja niissä kannattaa keskittyä niihin kohtiin, joita halutaan arvioida ja kehittää.
  2. Anna osallistujille tehtäväksi valmistautua työpajaan. Toimita osallistujille kokeiltavat prototyypit, ja pyydä heitä perehtymään niihin.  Jos mahdollista, osallistujien tulee kokeilla prototyyppejä konkreettisilla esimerkeillä ennen työpajaa. Tällöin työpajassa päästään arvioimaan kokeilujen kokemuksia, ja kokoamaan kehitysideoita ja arvioita prototyypeistä.
  3. Työpajan tilan valmistelu: sijoita rastipaikat erilleen toisistaan. Huolehdi, että siirtyminen rastilta toiselle on helppoa ja esteetöntä.
  4. Visualisoi prototyypit seinille. Tee visualisoinneistä isoja ja selkeitä. Mikäli osallistujat kirjaavat ideoita suoraan prototyypeille, prototyyppien ympärille kannattaa jättää reilusti tilaa. Seinille voi laittaa isoja papereita (esim. 1m X 3m), jotta osallistujat voivat  kirjata huomioitaan prototyypeistä niille. Varaa rasteille riittävästi kyniä ja tusseja.
  5. Laita jokaisen rastipaikan tehtävä ja tavoitteet selkeästi näkyville, jotta ohjeistus tulee selväksi.
  6. Jokaisella rastilla tulisi olla oma apufasilitaattori. Sovi tästä etukäteen ja perehdytä heidät huolellisesti tehtävään. Apufasilitaattorien tehtävänä paitsi fasilitoida keskustelua myös kertoa edellisten rastilla käyneiden ryhmien keskustelun pääkohdat.

Menetelmän juoksutus työpajassa

Ennen menetelmän alkua, olet jo avannut työpajan, varmistanut sen tavoitteet ja tutustuttanut osallistujat toisiinsa. Katso vinkkejä ohjeista työpajan järjestäjille.

  1. Tehtävänanto ja prototyypin esittely: Kerro, mikä on työpajan aihe ja tavoitteet. Esittele simuloitavat prosessit ja kerro selvästi kunkin rastipaikan tehtävät. Työstämisen tavoitteena on koota osallistujien huomioita ennen työpajaa tekemästä prototyyppien kokeilusta ja yhdessä keskustellen ja arvioiden kokeilla, miten prototyypit toimivat.
  2. Ensimmäinen työstö Jaa osallistujat kolmeen ryhmään ja ohjaa heidät ja apufasilitaattorit paikoilleen. Rasteilla toimitaan seuraavasti:
    1. Jokainen osallistuja kirjaa ajatuksiaan ensin yksin esimerkiksi post-it –lapuille (5 min)
    2. Keskustellaan omista löydöksistä ryhmässä, post-it –laput voidaan sijoittaa prototyypin päälle asiaan liittyvään kohtaan, jos mahdollista
    3. Apufasilitaattori kirjaa keskustelun ylös ja kiteyttää tärkeimmät pointit fläpille / seinälle.
  3. Toinen ja kolmas työstö: Ryhmät siirtyvät rastilta toiselle. Rastien apufasilitaattorit esittelevät ensin tiiviisti rastilla aiemmin käydyn keskustelun ja ideat. Tämän jälkeen rastille saapunut ryhmä keskustelee ja täydentää rastin tuotoksia omilla huomioillaan. Apufasilitaattori täydentää huomioita fläpille / seinälle.
  4. Priorisointi ja yhteenveto: Kun kaikki rastit on käyty läpi, jaa osallistujat pareiksi. Tämän jälkeen kukin pari kiertää rastilta toiselle priorisoimassa ideat.  Yksi keino priorisoimiseen on äänestäminen: kukin pari antaa rastin parhaalle idealle kolme, toiseksi parhaalle kaksi ja kolmanneksi parhaalle yhden pisteen. Lopuksi lasketaan, mitkä ideat ovat saaneet eniten kannatusta ja sovitaan, miten  kehittäminen jatkuu seuraavaksi.

Tuotokset ja niiden hyödyntäminen

Arvioivan ideoinnin päätuotokset ovat:

  • Prototyypeille on  ideoita ja ratkaisuvaihtoehtoja ja ne on priorisoitu ja mahdollisista jatkotoimenpiteistä sovittu.
  • Prosessien jalkautus on alkanut.

Fasilitointi

Jokaiselle rastille valitaan apufasilitaattori, joka kirjaa huomiot ja ideat ylös ja esittelee aikaisemman ryhmän pohdinnat seuraaville ryhmille. Koko menetelmän pääfasilitaattori ohjaa ja avustaa apufasilitaattoreita tehtävässään. Hän ohjaa prosessin etenemistä ja huolehtii aikataulutussa pysymisestä. Hän myös huolehtii työpajan tasa-arvoisesta ja avoimesta ilmapiiristä, johtaa keskustelua ja huolehtii työpajalle asetettujen tavoitteiden toteutumisesta.

Variaatiot / esimerkit

Katso esimerkki menetelmästä QPR:llä: Asiakastarpeiden keräämisen malli QPR:lle

Lue lisää ryhmämessuista täältä (iTunes-kirja).